ما هي محاسبة تكاليف المطاعم؟

ما هي محاسبة تكاليف المطاعم؟

لتتمكن من الاستمرار في فتح مطعمك لست بحاجة فقط إلى طاهي جيد أو أصناف معينة، ولكنك أيضاً بحاجة إلى معرفة كيفية بيع الطعام والحفاظ على مبيعاتك، والأهم من ذلك هو إدارة الحسابات المتعلقة بهذه المبيعات وتكاليفها، وهذا بالضبط ما تقدمه لك محاسبة تكاليف المطاعم، حتى لو لم تكن على دراية كبيرة بالمحاسبة، فاليوم أصبح هناك الكثير من البرامج الخاصة بإدارة المطاعم والتي تستند على السحابة ERP، وتساعدك على تغطية جميع أمورك المحاسبية بدءاً  من تكاليف الأصناف إلى تحديد الربح، مما يجعل أمورك المحاسبية تتم بسهولة ومرونة عالية.

بالإضافة إلى أن  الاعتماد على محاسبة تكاليف المطاعم يساعد بشكل كبير على تتبع التدفقات النقدية بشكل أفضل، وبالتالي الحصول على فهم دقيق لمصادر الأموال في المطاعم ومجالات الإنفاق، وباستخدام مثل هذه المعلومات يمكن التخطيط لتطوير المطعم في المستقبل، لأن متابعة التدفق النقدي تساهم في توضيح مصادر الأموال  وكيف يتم إنفاقها خلال فترة زمنية معينة، مما يعطي انطباع واضح عن الوضع المالي للمطعم، وتوثيق جميع المعاملات المالية لمطعمك وتحديد أدائه، وضبط وضعك المالي لتحقيق النجاح عبر تقليل النفقات غير الضرورية.

 

اليوم أكثر من أي وقت مضى يعد التحكم في التكاليف الخاصة بالمطاعم، أحد أكبر المخاوف التي تواجه كل شخص يريد القيام بهذه الخطوة. 

عند افتتاح المطعم قد تواجه الكثير من التحديات منها ما يتعلق بالحاجة إلى الوقت والمال الكثير، وبتحسين مختلف العمليات ضمنه وإدارة جداول العمل والتحكم بالتكاليف الخاصة بالمطعم، بالإضافة إلى أنه  ليس عليك فقط إدارة العديد من التكاليف التي تخص العمالة أو المعدات أو الطعام بل التعامل مع الزيادات الحتمية التي قد تحدث بشكل مفاجئ سواء كانت زيادة تكلفة الطعام أو ارتفاع أجور العمالة أو زيادة الضرائب.

ومن المؤكد عندما تفكر في كل ما سبق، ستجد نفسك تبحث عن أهم التكاليف التي يجب أن تركز عليها في إدارتك لمطعمك، وكيف يمكن أن تتحكم بها بالشكل الذي يجعلك رابحاً في النهاية.

وهذا ما يدفعك إلى جمع وتفسير وتحليل المعلومات المالية للمطعم والتي تشمل الإيرادات والتدفقات النقدية ومستويات المخزون وبيانات الدخل وتحليلها وإعداد تقارير عنها، مما ينعكس على سرعة اتخاذ القرارات التي تهدف إلى تقليل التكاليف وتعظيم الأرباح.

 

لماذا تكلفة الطعام مهمة؟ 

تعتبر تكاليف الطعام والأصناف من أهم التكاليف التي يجب تتبعها، لأنها تساهم بشكل كبير في تسعير عناصر القائمة بدقة، ولها تأثير مباشر على التكاليف الأولية،  والربحية وإذا لم تتمكن من التحكم بها فإنك تخاطر بإغلاق أبوابك، لذا عليك أن تنتبه إلى النقاط الآتية:

  • راقب أسعار المكونات الموسمية التي تتغير باستمرار وكن متأكد أن قائمة أسعارك تتضمن هذه التقلبات. 
  • بناء علاقات مع عدة موردين للحصول على أفضل سعر سوقي للمكونات اللازمة للأصناف.
  • العمل على تخفيض نسب الهدر بشكل كبير.
  • مراجعة الأسعار بشكل سنوي لأن التكاليف تتغير باستمرار. 

وهنا تظهر أهمية الاعتماد على برامج إدارة المطاعم ERP، التي تساعدك بشكل كبير في توثيق كل حركات المنتجات، وبالتالي معرفة أيا الأصناف الأكثر طلباً أو الأقل طلباً، والقدرة على الاحتفاظ بمستويات الأمان اللازمة للمخزون من المكونات المختلفة للأصناف. 

 

التكاليف الأولية التي يتحملها مطعمك

المطاعم والكافيهات مثل كل الأعمال التجارية، عندما تبدأ بالإنتاج فيها سيكون هناك تكاليف أولية مباشرة للإنتاج، وعادة ما تكون هذه التكاليف فى المطاعم عبارة عن تكلفة الأطعمة والمشروبات التي يتم استخدامها في تحضير عناصر القائمة الخاصة بالمطعم، بالإضافة إلى تكلفة العمالة أي الأشخاص المكلفين بالطهي والتقديم، وتعتبر هذه التكاليف مهمة جداً، لأن القيام بتتبعها يمكنك من المحافظة على تشغيل مطعمك لأطول فترة ممكنة. 

بالإضافة إلى أن هذه التكاليف قابلة للتغيير باستمرار، لذلك من الممكن التحكم فيها من خلال اتباع بعض الأساليب الجيدة كمراقبة المخزون بشكل دقيق  وتنظيم وجدولة عمل الموظفين على عكس التكاليف الثابتة التي تتحملها المطاعم مثل الإيجارات، وأيضاً الاهتمام بالتكاليف الأولية يساعدك بشكل كبير في تحديد أسعار المبيعات لعناصر القائمة، وبالتالي سهولة كبيرة في حساب نفقاتك التي تتحملها، ولأن نجاح مطعمك بغض النظر عن حجمه  يعتمد بشكل كبير على دقة بياناتك المحاسبية، لذلك من الضروري الاهتمام بالتفاصيل المحاسبية ضمنه. 

 

إليك بعض النصائح المحاسبية التي تساعدك  بشكل كبير على ضبط ومراقبة عملياتك المالية:

لا يمكن إدارة مطعمك  بشكل صحيح دون الخوض في التفاصيل المحاسبية، فالاهتمام بها ضروري لأنها تعطيك تصور دقيق وعميق للوضع المالي لعملك وأنشطتك وحصتك في السوق، ولتتمكن من إدارة المحاسبة الخاصة بمطعمك بكفاءة عليك أن تتبع هذه النصائح وأن تفكر بشكل جديّ في الاعتماد على برامج إدارة المطاعم ERP.

  • عليك أن تكون دقيق بشكل دائم:

حتى لو كان المبلغ أو الكلفة التي تقوم بحسابها صغيرة فإن تقريبها قد يؤدي إلى إفساد حساباتك وإيراداتك ونفقاتك، عليك أن تسجل كل العمليات المالية التي تتم حرفياً كما هي، لأن المبالغة في تقدير النفقات قد يجعل الكثير من الفرص تذهب دون استفادة منها، وفي ذات الوقت التقليل قد يتسبب في وقوعك بالأزمات المالية، والحل المثالي لتجنب هذا الشيء هو الاعتماد على برامج إدارة المطاعم السحابية، والتي تتيح التسجيل الدقيق لكل ما يتم داخل المطعم مهما كان حجمه. 

  • من المهم حساب نفقات المطعم والمبيعات بشكل يومي:

سيصبح لديك من خلال هذه الطريقة فكرة وتصور أفضل عن كل ما يجري داخل مطعمك، لأنك ستلاحظ مع مرور الوقت عند تكرارها، أن هناك بعض الأطباق والأصناف التي لا تُباع، أو هناك أيام معينة تكون فيها حركة البيع بطيئة، وغيرها من الأمور التي تساعدك بشكل كبير على تحسين وتطوير الطريقة التي تدير مطعمك فيها، لأن محاسبة تكاليف المطاعم تتيح لك أن تعرف نتيجة كل نشاط في المطعم كرقم في دفتر اليومية.

 ولكن جميعاً يعرف أن إتمام هذا الأمر عبر البرامج المحاسبية التقليدية، سيحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد، والحل الأفضل هنا أن تعتمد على برامج إدارة المطاعم ERP، التي تُمكنك من إصدار التقارير التفصيلية والشاملة عن المبيعات الخاصة بكل كاشير وعن حركة المنتجات والأصناف الأكثر طلباً، وكل ذلك يتم خلال دقائق و ببضع نقرات فقط.

  • عليك أن تعرف جيداً ما هي نفقاتك؟ 

حتى تتمكن من القيام بالعمليات المحاسبية بشكل دقيق وبنجاح لمطعمك، يجب أن تكون على دراية بجميع نفقاتك الثابتة مثل الإيجار والمتغيرة،  ومحاسبة تكاليف المطاعم تساعدك في تسجيل وضبط كل هذه التكاليف، لتحديد المبلغ الذي ستفرضه على خدماتك لتحقيق الربح، فمراقبة  التكاليف هي  الخطوة الأولى للسيطرة عليها، حتى تتمكن من إنشاء قائمة الأرباح والخسائر، والتي تعتبر ضرورية لتتبع كل حساب من الإيرادات أو التكاليف، فهي تعطيك رؤية أفضل لكل ما يجري داخل المطعم، ويتطلب إنشاء هذه القائمة درجة عالية من الدقة والوقت، ولكن بفضل برامج إدارة المطاعم ERP تستطيع أن تحصل عليها في غضون ثوان و بنقرة واحدة. 

 

تحديد الأهداف المحاسبية هو أفضل خطوة نحو نجاحك مالياً

النتائج التي تحققها محاسبة تكاليف المطاعم والتي تتميز بالدقة والتفصيل هي أداة مهمة جداً لمساعدتك على التنبؤ بمستقبل مطعمك، لأنها تعطيك تقارير تفصيلية تكون بمثابة إجابة عن كل فرص النمو التي تتعلق بمطعمك، والمجالات التي من الممكن أن تتوسع فيها، وتحقق الكثير من الأرباح، أو حتى تلك المجالات التي قد تتسبب في خسارتك إذا ما استمريت عليها. 

 

الصعوبة في محاسبة المطاعم أصبحت شيء من الماضي مع برامج إدارة المطاعم ERP 

وفي النهاية يعكس السجل المحاسبي لمطعمك نتيجة أنشطتك ووضعك المالي، مما يساعدك في تحديد المجالات التي تعمل بشكل جيد، وتلك التي تتطلب إجراءات التحسين مع الكثير من المؤشرات التي تساعدك على تحليل أداء مطعمك ومقارنته مع المنافسين، وكذلك مقارنة الأداء الحالي بالسنين السابقة لتحديد ما إذا كان عمل مطعمك يسير في الاتجاه الصحيح.

 

وكما تعرف ليست المحاسبة بالمهمة السهلة خاصة لقطاع المطاعم الذي يشهد في اليوم الواحد الكثير من التكاليف والمبيعات، ولكن في الوقت الحالي ومع تزايد التطورات التكنولوجية يحتاج أصحاب المطاعم إلى برامج مستندة على السحابة، لإدارة أعمالهم أكثر من أي وقت مضى، خاصة أن التكاليف التي يتطلبها إنشاء مطعم هي تكاليف باهظة ومحاسبة التكاليف تلعب هنا دور كبير في مساعدتك لضبطها والاستفادة منها.