لماذا نحتاج إلى برنامج البصمة لمراقبة الحضور والانصراف؟

لماذا نحتاج إلى برنامج البصمة لمراقبة الحضور والانصراف؟

في السابق كانت الطريقة المتاحة لمتابعة حضور وانصراف الموظفين هي الورقة والقلم، ولكن أصبح برنامج الحضور والانصراف بالبصمة هو الخيار الأفضل للكثير من الشركات في جميع أنحاء العالم، والتي تسعى إلى تقليل ضياع الوقت والتكاليف الكبيرة المرتبطة بالورقيات المربكة والمملة، في حين أن نظام الحضور والانصراف بالبصمة، لديه الكثير من الميزات التي تجعله يفوق سلبيات الورقيات.

 

حيث تساعد هذه الأنظمة على تتبع حضور كل موظف، وتسجيل الدخول والخروج من العمل خلال اليوم، و بعد ذلك يُمكن إنشاء تقارير عن دوام الموظف يتم الاعتماد عليها  بسهولة عند تسوية الرواتب أو الكثير من الأمور المالية والإدارية، التي تحتاج إلى تقرير عن طبيعة التزامه أو عدد ساعات دوامه، وهذا سيظهر للإدارة فيما إذا كانوا الموظفين يسجلون حضور في وقت مبكر جداً أو في وقت متأخر جداً، أو كانوا يأخذون فترات استراحة كبيرة، واعتماد الشركات على أنظمة البصمة تدفع الموظفين إلى الالتزام بشكل أكبر بساعات العمل، مما يزيد من إنتاجيتهم وأدائهم بفعالية أكبر.

 

وفي هذا المقال سنتعرف على أهم الفوائد التي ستحصل عليها شركتك في حال اعتمدت على ربط جهاز البصمة للموظفين بأنظمتها السحابية لإدارة الموارد البشرية: 

 

فوائد برنامج البصمة:

 

1- الدقة العالية

على الرغم من التكلفة التي من الممكن أن تتحملها الشركات لتتبع حضور الموظفين بدقة، لكن الاعتماد على برنامج البصمة للموظفين يستحق قبول التكلفة مهما كانت، خاصة بأن هذه الطريقة تجعل من الصعب على الموظفين تزوير حضورهم، حيث تستطيع بكل سهولة متابعة الحضور مهما كان العدد في وقت واحد ومن دون أخطاء، والتأكد من الالتزام بساعات الدوام بدقة متناهية.

 

2- التقليل من ضياع الوقت

يشهد قطاع إدارة الموارد البشرية الكثير من التطورات التكنولوجية يومياً، ولا أحد يستطيع أن يقلل من مدى تأثير استخدام برنامج البصمة للحضور والانصراف، على توفير الوقت المتعلق بهذه المهام الروتينية، ودوره في ضبط الاحتيال الزمني الذي قد يحدث في الجدول الزمني للدوام والذي ينعكس على مهام إدارية أخرى مثل الرواتب والإجازات والترقيات وغيرها الكثير. 

 

3- سهلة جداً للاستخدام

يعتبر جهاز البصمة للموظفين من التقنيات الواعدة والأكثر أماناً، فهو لا يحتاج إلى مهارات سابقة حتى تتمكن من تدريب الموظفين على استخدامه، وتستطيع شرح برنامج البصمة للحضور والانصراف بكل سهولة وبساطة من دون أن تتكلف بأي جهد وعناء، وبذلك يمكنك مراقبة وضبط إجازات موظفيك وأرصدتها حسب السياسة المتبعة ضمن الشركة، والحصول في ذات الوقت على تقارير متنوعة عن تقييم أدائهم والتزامهم. 

 

4- آمنة وموثوقة للغاية

أصبح توجه العالم اليوم يتجه بشكل أكبر نحو التحول الرقمي، والاستغناء عن الورقيات، وفي حال كان عملك  لا يزال يحتوي على نظام تقليدي لتسجيل الحضور الخاص بالموظفين؟ فالآن هو الوقت المناسب لتختار الاعتماد على نظام البصمة للحضور والانصراف الذي يضمن عدد أقل من الأخطاء حتى في بقية المهام المرتبطة والمتعلقة بشكل أساسي في ساعات عمل الموظفين، وحسب Statista من المتوقع أن ينمو سوق أنظمة التعرف على بصمات الأصابع الآلية إلى حوالي 33.4 مليار دولار بحلول عام 2026 . 

 

5- خيار مثالي لاحتساب الرواتب بشكل دقيق

بالاعتماد على برنامج البصمة تستطيع الشركات تقليل الوقت الذي تحتاجه لتسوية الأجور والرواتب، وإعدادها بدقة أكبر من التي كانت تتم في السابق، عندما كان الحضور يعتمد على السجلات والأعمال الورقية، وبالتالي يستغرق الكثير من الوقت والجهد لمراجعة سجلات الموظفين وحساب عدد ساعات دوامهم، وإدخالها إلى الحاسوب والتأكد من صحته، ولكن لحسن الحظ اليوم توجد أنظمة سحابية لإدارة الموارد البشرية تقوم بتنظيم الرواتب بشكل آلي مع إمكانية ربط جهاز البصمة للموظفين بالنظام، وهذا يقلل من حجم المعاملات الورقية التي كان من المفترض على قسم الموارد البشرية التعامل معها، وليس فقط الورقيات بل الجهد والوقت. 

 

هل شعرت يوماً إنك غارق في بحر من الأعمال والملفات الورقية التي تخص بيانات ومعلومات  حضور موظفيك ؟ وتبحث عن حل لتغيير ذلك؟

 

توثيق الحضور هو أمر مهم للغاية، لكونه ينعكس على أداء الشركة ككل بكافة أقسامها، ستكون عملية الموارد البشرية مبسطة للغاية عندما تقرر الاعتماد على برنامج سحابي لإدارتها خاصة أن هناك الكثير من البرامج مثل SMART HR الذي يسمح لك بربط جهاز البصمة للحضور والانصراف بالنظام، مما يتيح إمكانية التأكد من التزام الموظفين، وعدد ساعات دوامهم والتي سيكون لها أثر مباشر في  إدارة الإجازات  والسلفيات وتقارير تقييم الأداء والترقيات والعلاوات،  وهذا يوفر الكثير من الوقت الذي كان يضيع بين السجلات والورقيات والأقلام، وتذكر دوماً أنه كلما استثمرت أسرع في الاعتماد على  ربط البصمة بالنظام، كلما تمكنت من المنافسة والبقاء في السوق بشكل أكبر.