فوائد الاعتماد على برنامج حساب ساعات العمل للموظفين

فوائد الاعتماد على برنامج حساب ساعات العمل للموظفين

عندما تكون مديراً لشركة مهما كان حجمها سواء كبيرة أو صغيرة أو متوسطة، فأنت تدرك بشكل جيد أن الوقت هو أثمن استثمار لك، خاصة إذا كنت ترغب في بناء عمل تجاري سليم، بمجرد أن تمتلك عدد من الموظفين، يصبح وجود برنامج لتتبع وحساب ساعات العمل الخاصة بهم أمر ضروري مثل برنامج البصمة لتتبع الحضور والانصراف، وبدون وجود نظام جيد لضبط الوقت وبرنامج لحساب ساعات العمل للموظفين، فإن كل شيء من الأجور إلى الترقيات والعلاوات والإجازات وتقييم الأداء يُصبح خاطئ إلى حد ما.

خاصة أن زمن أنظمة ضبط الوقت اليدوية التي كانت تعتمد على الجدول الزمني الممل والطويل، والمعرضة لأخطاء كبيرة تنعكس في بقية الوظائف المتعلقة بهم من أخطاء في الأجور وغيرها قد ذهب، أما اليوم تستخدم الشركات أحدث التطورات في تكنولوجيا ضبط الوقت لتتبع ساعات العمل للموظفين وإدارة أوقات الحضور والانصراف، وذلك لترفع من سوية أعمالها إلى مستوى جديد من الدقة، وسنتحدث في هذه المقالة عن أهم الفوائد التي تحصل عليها الشركات عندما تعتمد على برنامج لحساب ساعات العمل للموظفين.

 

فوائد برنامج لحساب ساعات العمل للموظفين

1- زيادة الإنتاجية 

يوفر الاعتماد على التقنيات المتطورة مثل برنامج البصمة للحضور والانصراف، الجهد والوقت البشري في تتبع الموظفين، فمثلاً عندما تعتمد على برنامج سحابي مثل SMART HR الذي تقدمه سمارت لايف، يُمكنك ربط البصمة بالنظام وتتبع حضور وانصراف موظفيك بكل سهولة وبشكل آلي، مما يحرر الكثير من الوقت الذي كان يقضيه المدراء في أنشطة الجدولة الروتينية لهذه الأمور، ويمنحهم وقت أكبر للتركيز على أعمال وقرارات أكثر أهمية واستراتيجية.

 وحسب Statista  أن 80 % من الناس يجدون بعض المشتتات في العمل وليس فقط ما يتعلق بالمكان بل زملاء العمل الثرثارين لذا يعد من المهم  حساب ساعات العمل للموظفين للتأكد من عدم وجود أية  عراقيل تثنيهم عن أداء عملهم، وكما أن كل فرد لديه الحق بالوصول إلى المعلومات الخاصة به وهنا الجانب الايجابي في برنامج البصمة للموظفين هو إنه مرن في الاستخدام، ويوفر الإجابات لكثير من الأسئلة التي كان مدراء الموارد البشرية يقضون الكثير من الوقت للإجابة على استفسارات لا تنتهي.

2- دقة متناهية

تساهم التقنيات الحديثة لتتبع الحضور والانصراف وحساب ساعات العمل للموظفين، في تقليل المخاطر الناجمة عن الأخطاء البشرية، والتي  تعتبر من العوامل المؤثرة بشكل كبير على الخسائر المالية سواء من ناحية الرواتب أو غيرها، ولا يمكن أن ننسى سهولة استخدامها  لكونها لا تتطلب من الشركات  أن تشرح الكثير عن  استخدام برنامج البصمة لتتبع الحضور والانصراف، فهي في الغالب سحابية تجمع بيانات الموظفين في الوقت الفعلي، وبذلك يمكنك ادارة الحضور والانصراف مهما كان عدد الموظفين وبدون تعقيد مع استيعاب كل التغيير في الورديات أو قوانين العمل أو حتى ظروف الموظفين. 

 

وأيضاً تتيح هذه الأنظمة للموظف إمكانية عرض الجدول الزمني  الخاص به والاطلاع  على ساعات عمله، وتذكيره بكل شيء وطلب الإجازات وتتبع رصيد إجازاته المدفوعة  سواء من خلال تطبيق هاتف محمول يكون مرتبط مع النظام السحابي، وبذلك  القضاء على العمل الإضافي المفرط من خلال مقارنة الساعات المدرجة في الميزانية بالوقت الفعلي للعمل، و في تقرير جالوب لعام 2020  خلال انتشار كوفي] _19 كان 80%من العمال غير مشاركين أو مندمجين في العمل مما أثر على مستويات إنتاجيتهم، وتكشف إحصاءات الوقت والإنتاجية أن هذه الخسارة تكلف الاقتصاد العالمي 8.1%تريليون دولار،  لذا من المهم أن يكونوا سباقين لقياس أدائهم وكفاءتهم.

 

3-اتخاذ قرارات ذات جودة أكبر 

نظام مراقبة الحضور والانصراف يسمح بالحصول على تقارير الصحيحة والمعلومات الدقيقة المتعلقة بساعات العمل، بالإضافة إلى أن المشرفين عن قسم الموارد البشرية سيصبح عدد أخطائهم أقل في العلاوات والأجور لان لديهم معلومات دقيقة عن ساعات عمل الموظفين.

ويمكن أن تساعد هذه التقارير عند استخدامها في الشكل المناسب في اتخاذ قرارات عمل مناسبة، على سبيل المثال توضيح أكثر لقضايا الغياب التي تتم، وتحديد بعض الاتجاهات المتعلقة بالإجازات أو الأوقات الأكثر شيوعاً، وبالتالي اتخاذ قرارات استباقية لتنظيمها، وهذا الأمر ليس فقط متعلق بالإجازات بل في الرواتب والمكافآت وتقييم الأداء وغيرها. 

 

لن يضطر المسؤولين عن تنظيم الرواتب والإجازات والترقيات، إلى جمع المعلومات المتعلقة بساعات عمل الموظفين يدوياً من المشرفين مرة أخرى!

يُمكنك اليوم بالاعتماد على حل واحد قائم على السحابة، مثل نظام SMART HR لإدارة الموارد البشرية، أن تدير وتتحكم  بكل الصعوبات التي تواجهك عند حساب وضبط ساعات العمل للموظفين بكل سهولة، بدءاً من إمكانية ربط النظام بالبصمة لتتبع الحضور والانصراف، وسهولة الوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بساعات العمل ضمن نظام واحد ومن أي مكان وفي أي وقت، أي أن كل ما تحتاج إلى تعديله أو الموافقة عليه أو إرساله سيكون بين يديك بضغطة زر واحدة، وهذا يعني عدم وجود طلبات إجازة متأخرة أو حتى رواتب وترقيات متأخرة بسبب عدم معرفة ساعات عمل الموظف.